Filmfestival Breda 2010

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Op 24 maart heb ik meegeholpen op het filmfestival Breda. Ik heb deze dag veel verschillende voorbereiden werkzaamheden verricht zoals: opbouw werkzaamheden, garderobe, bar, gasten ontvangst etc.

Verloop opdracht:
Het ging erg goed. Ik heb veel verschillende taken gekregen en ben heel de dag bezig geweest. Ik vond het heel leuk om verschillende taken te uit te voeren. Aan het eind van de dag had ik echt voldoening van mijn werk omdat ik heel erg veel gedaan had die dag.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Inzet
2. Stressbestendigheid

Competentie 1: Inzet

Situatie: Tijdens de gehele dag heb ik me volledig ingezet omdat er heel veel moest gebeuren in nog korte tijd. De organisator van het filmfestival heeft ons veel verschillende taken toevertrouwd. Het doel was om alles op tijd klaar te krijgen voordat het festival begon. Sommige dingen dreigden mis te gaan zoals: het ontvangen van de 200 eerste gasten omdat de naamkaartjes allemaal door elkaar lagen.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om alle taken die ik kreeg goed uit te voeren. Ook moest ik veel zelf nadenken en oplossingen zoeken. Een voorbeeld hiervan is dat de eerste gasten een naamkaartje moesten krijgen maar degene die deze naamkaartje moest uitdelen was ziek geworden. De naamkaartjes lagen allemaal door elkaar en daar kwam nog een bij dat sommige mensen een gratis kaart kregen voor het filmfestival en ander niet. Er werd van mij verwacht dat ik een logische volgorde zou aanbrengen in het uitdelen van de kaartjes, zodat het niet te lang duurde voor de gasten.

Acties: Ik heb heel snel de naamkaartjes op volgorde proberen te leggen. Zodat ik makkelijker de kaartjes kon opzoeken. Daarnaast heb ik de lijst met gratis kaarten goed in de gaten moeten houden om alle gasten die recht hadden op een gratis kaart er een te geven. Toen uiteindelijk iedereen de naamkaartjes had gekregen bleek dat het uitdelen erg snel was gegaan.

Resultaat: Doordat ik uit eigen beweging een logische systeem had bedacht om de naamkaartjes uit te delen werd mijn taak een stuk makkelijker. Ik heb de kaartjes uiteindelijk binnen een uur allemaal uitgedeeld zonder dat er problemen ontstaan zijn. De coördinator van het filmfestival heeft mij naderhand gecomplimenteerd over hoe ik het had opgelost.

Terugkoppeling: Ik vond dat ik het heel goed heb gedaan. Ik heb me volledig ingezet heel de dag en heb laten zien dat ik zelf oplossingen kan bedenken. Ik ben heel tevreden met het resultaat omdat de avond een groot succes was en omdat ik erg veel voldoening had van het werk dat ik die dag allemaal heb verricht. De volgende keer zou ik het niet veel anders doen, ik heb me heel de dag volledig ingezet en dat zou ik de volgende keer weer doen.


Competentie 2: Stresbestendigheid

Situatie: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om bij de garderobe alles jassen van de gasten op te hangen. Maar ondanks het vele werk dat iedereen had verricht die dag was de garderobe niet helemaal af, en stonden we met te weinig mensen om de jassen op te hangen.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om kalm te blijven tijdens deze situatie. Er waren te weinig mensen en de garderobe was nog niet volledige was ingericht. Ik ben actief en rustig blijven reageren in een rommelige situatie en heb mijn best gedaan om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Acties: Ik heb gewerkt met de middelen die ik op dat moment wel tot mijn beschikking had. Er stonden genoeg rekken om de jassen in op te hangen ze waren alleen nog niet voorzien van een nummer. Omdat de gasten op dat moment allemaal al binnen kwamen ben ik begonnen met het ophangen van de jassen waar al wel nummertjes hingen. Omdat het heel druk was kreeg ik niet de tijd om de overige rekken te voorzien van nummertjes en heb ik de rekken, tegelijkertijd met het ophangen van de jassen, moeten voorzien van een nummer. We zijn ongeveer anderhalf uur bezig geweest met het ophangen, ordenen en aanspreken van de gasten. Uiteindelijk heb ik alle jassen nog best snel kunnen ophangen zonder dat er klachten kwamen van de gasten.

Resultaat: Doordat ik rustig en kalm bleef bij de onverwachte drukte in combinatie met de niet volledig ingerichte garderobe en te weinig personeel is alles heel goed verlopen. De gasten reageerde ook erg positief omdat het ondanks alles nog heel snel ging.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het erg goed heb gedaan in ben rustig gebleven in een drukke en onrustige omgeving en heb mijn werk goed gedaan. De volgende keer zou ik van te voren goed controleren of alles wel goed is geregeld en ingericht is ook al is dat niet mijn taak. Dan weet ik zeker dat het werk vlot gaat verlopen.

Margriet Winterfair, vrijdag 20 november

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:Mijn opdracht was om tijdens de Margriet Winterfair mensen in te schrijven voor de workshops die op deze beurs werden gegeven. Er was een aparte stand voor het inschrijven neergezet waar alle bezoekers zich konden inschrijven voor een van de workshops. De workshops waren in verschillende categorieën onderverdeeld: Beauty en welness plaza, Margriet Decoratie plein, Margriet chalets en het styling paviljoen. Elke categorie had verschillende workshop waar de bezoekers zich voor konden inschrijven. Mijn taak was de bezoekers in te schrijven voor deze workshops.

Verloop opdracht:
Aangezien er maar een bepaald aantal plaatsen per workshop waren, is er behoorlijk geklaagd door de bezoekers over de manier van inschrijven. Veel mensen hebben een hele tijd staan wachten in de rij om vervolgens te horen te krijgen dat de workshop waar voor ze zich wilden inschrijven vol zat. Dit was voor mij en voor de mensen waar ik mee samenwerkten natuurlijk een behoorlijke uitdaging om deze mensen te kalmeren en daar waar mogelijk een oplossing te vinden.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Stressbestendigheid
2. Samenwerken


Competentie 1: Stressbestendigheid

Situatie: Ik heb mensen ingeschreven voor de workshops op de Margriet Winterfair. Ik moest hiervoor erg stressbestendig zijn omdat heel veel bezoekers zich allemaal tegelijkertijd wilden laten inschrijven en omdat er veel mensen geïrriteerd waren door het feit dat ze zich voor bepaalde workshops niet meer konden inschrijven omdat ze vol zaten.

Taken: Tijdens het inschrijven had ik een lijst met daarop alle workshops voor een categorie. Op deze lijst stond duidelijk aangegeven hoeveel mensen zich konden inschrijven per workshop, deze lijst moest ik goed invullen zodat ik kon zien wanneer een workshop vol zat. De bezoekers konden zich inschrijven en kregen dan een geschreven kaartje waarop de tijd van de workshop stond en wat voor workshop het was. Ik moest hierbij erg stressbestendig zijn omdat er heel veel mensen tegelijkertijd zich wilden inschrijven en het moest ook zo snel mogelijk.

Acties: Ik heb voordat de beurs openging alle kaartjes voorgeschreven die ik aan de bezoekers moest meegegeven. Dan hoefde ik dit niet tijdens het inschrijven te doen en ging het een stuk sneller. Ik ben in totaal van 09.30 uur tot 16.30 uur bezig geweest met de inschrijvingen. Uiteindelijk waren niet alle workshops volgeboekt maar er werden geen workshop meer gegeven na 16.30. we hebben toen alle papieren opgeruimd en zijn naar huis gegaan.

Resultaat: Doordat ik rustig bleef tijdens het inschrijven van de workshops verliep alles gelijk goed. Er waren behoorlijk wat bezoekers die niet tevreden waren, maar door ze rustig uit te leggen wat de situatie is begrepen de meesten bezoekers het wel.

Terugkoppeling: Ik vond dat ik deze taak goed heb uitgevoerd, ik ben rustig gebleven tijdens het werk en de klachten van de klanten. Ik denk niet dat ik het de volgende keer anders zou aanpakken als dat ik nu heb gedaan.


Competentie 2: Samenwerken

Situatie: Ik heb mensen ingeschreven voor de workshops op de Margriet Winterfair. We moesten hiervoor goed samenwerken zodat alles goed en snel verliep tijdens de inschrijvingen. We moesten goed communiceren met elkaar en als mensen zich voor een workshop wilden inschrijven die vol was hebben we onderling overlegd waar er nog wel plaats was.

Taken: Tijdens het inschrijven had ik een lijst met daarop alle workshops voor een categorie. Op deze lijst stond duidelijk aangegeven hoeveel mensen zich konden inschrijven per workshop, deze lijst moest ik goed invullen zodat ik kon zien wanneer een workshop vol zat. De bezoekers konden zich inschrijven en kregen dan een geschreven kaartje waarop de tijd van de workshop stond en wat voor workshop het was. We moesten allemaal goed samenwerken omdat sommige mensen in de verkeerde rij waren gaan staan. Met goed overleg konden we de bezoeker dan altijd bij de goede workshop inschrijven.

Actie: Ik heb voordat de beurs openging goed overlegd met alle studenten die ook bij het inschrijven waren ingedeeld. We hebben goed afspraken gemaakt over de pauzes en over hoe we zouden omgaan met vervelende of geïrriteerde bezoekers. Ook hebben we afgesproken dat als mensen in de verkeerde rij stonden we deze mensen ook zo goed mogelijk zouden helpen bij het inschrijven.

Resultaat: Doordat we van te voren overlegd hadden en duidelijk afspraken hadden gemaakt over bepaalde dingen verliep alles heel soepel. Tijdens het inschrijven communiceerden we goed met elkaar en daardoor hebben we veel bezoekers tevreden weg zien gaan. Ik heb ervan geleerd dat als je goed communiceert met je collega’s dit een prettige werksfeer geeft.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik goed heb samengewerkt met alle betrokkenen. En ben daarom ook erg tevreden met het resultaat. Als er de volgende keer een vergelijkbare situatie zich voordoet zou ik weer proberen om met alle betrokkenen goed afspraken te maken.