Voorbereiding MLK zomerkamp 2010

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Elk jaar organiseert de scouting aan het eind van het seizoen een zomerkamp. Ik heb dit jaar meegeholpen om een zomerkamp voor een groep van 20 kinderen te organiseren. De kinderen zijn tussen de 7 en 12 jaar oud en het zomerkamp duurt 6 dagen. Het is mijn verantwoordelijkheid om samen met de andere leiding dit kamp te organiseren.



Verloop opdracht:
De opdracht is heel goed verlopen. We hadden al heel snel een gebouw gevonden waar we dit jaar het zomerkamp wilden gaan houden. Ook hebben we alle spellen klaar gemaakt en hebben een heel thema verhaal bedacht. We hebben alles voorbereid en kunnen in juli gelijk vertrekken.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Verbeeldingskracht
2. Oordeelsvorming
3. Creativiteit
4. Plannen en organiseren
5. Innovativiteit

Competentie 1: Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het zomerkamp hebben we een thema bedacht namelijk: Atrix en Oblix. Om dit thema helemaal goed tot zijn recht te brengen hebben we hier van alles om heen verzonnen om de kinderen echt het gevoel te geven dat ze in een “andere wereld” terecht komen. Ik heb dit samen met de andere leiding van onze groep voorbeid.

Taken: Mijn taak was om mezelf in te leven in de kinderen. Ik moest erachter komen wat de kinderen nou precies leuk zouden vinden en hoe we dit het beste tot zijn recht konden laten komen in ons thema. Er werd van mij verwacht dat ik aan de hand van het thema het zomerkamp verder zou vormgeven.

Acties: Ik heb als eerste allemaal plaatjes en verhalen opgezocht van Astrix en Oblix om een beetje een idee te krijgen van de sfeer die ik wilde creëren. Ik heb veel ideeën opgedaan door de plaatjes die ik zag. Ik heb aan de hand van bestaande verhalen een nieuw verhaal bedacht, en dit word de rode draad door het zomerkamp heen. Ik ben hier ongeveer 2 maanden mee bezig geweest om heel het verhaal compleet te krijgen. Ik heb het daarna voorgelegd aan mijn mede leiding die er feedback op konden geven.

Resultaat: Ik kreeg erg positieve feedback omdat ik de verhaallijn duidelijk had beschreven. Er werden door mijn mede leiding nog wel hier en daar wat aanpassingen gemaakt om het verhaal nog beter tot zijn recht te laten komen. Iedereen is erg enthousiast over het verhaal. Ik heb ervan geleerd dat je jezelf goed moet informeren over het soort thema dat je wilt gaan maken, als je dat goed doet krijg je vanzelf een idee over hoe het uiteindelijk moet worden.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Dit was de eerste keer dat ik het verhaal om het thema heb verzonnen en ik vond het erg leuk. Ik ben erg tevreden met het resultaat omdat mijn mede leiding erg enthousiast was over het verhaal. De volgende keer zou ik het met iemand samen willen doen, ik denk dat je dan nog meer ideeën krijgt en dat je elkaar kan aanvullen.

Competentie 2: Oordeelsvorming

Situatie: Het eerste wat we hebben gedaan voor de voorbereidingen van het zomerkamp is een kampgebouw zoeken in Nederland. Ik heb samen met de rest van de leiding een aantal gebouwen geselecteerd waar we zijn gaan kijken. Het doel was om een kampgebouw te vinden voor het einde van januari. Het gebouw moest niet al te ver uit de buurt liggen en goed toegankelijk zijn. Omdat er al heel veel gebouwen verhuurd waren hadden we nog maar een beperkte keuze.

Taken: Mijn taken ten aanzien van de competentie waren om de gebouwen die we gezien hadden te beoordelen. Uiteindelijk moest ik een oordeel vormen over de gebouwen die we bezichtigt hadden om zo tot een conclusie te komen. Er werd van mij verwacht dat ik actief mee ging zoeken naar gebouwen en dat ik alle voor en nadelen van alle gebouwen goed in kaart had zodat ik uiteindelijk een goed oordeel kon vormen.

Acties: Nadat we een gebouw bezichtigd hadden heb ik een lijstje met voor en nadelen gemaakt. Ik heb over elk gebouw een oordeel gevormd en deze aan mijn mede leiding voorgelegd.

Resultaat: Doordat ik over elke gebouw een duidelijk oordeel had en die ook goed kon ondersteunen door mijn lijstjes met voor en nadelen,is het gebouw dat mij het meest geschikt leek uiteindelijk ook gekozen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. Ik had voor mezelf heel duidelijk opgeschreven bij elk gebouw wat ik er van vond en heb dit ook gebruikt om een oordeel te vormen over elk gebouw. De volgende keer zou ik eerder beginnen met zoeken naar gebouwen omdat we nu maar een beperkte keuze hadden.

Competentie 3: Creativiteit

Situatie: Ik wilde dit jaar iets maken voor de kinderen zodat ze een herinnering aan het zomerkamp hadden. Ik heb dit idee voorgelegd aan mijn mede leiding en die vonden het een goed idee en gaven mij hier de vrije hand in. Het doel was om iets nieuws in te voeren zodat de kinderen een aandenken hadden aan het kamp.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om iets nieuws en iets creatuefs in te brengen zodat de kinderen een aandenken aan het zomerkamp hadden. Er werd van mij verwacht dat ik iets creatiefs en nieuws zou inbrengen wat de kinderen ook echt leuk zouden vinden.

Acties: Ik heb bij andere scouting groepen gevraagd of hun een idee hier voor hadden, ik heb hier veel reacties op gehad. Uiteindelijk ben ik op het idee gekomen om voor ieder kind een kampdagboek te maken, het is de bedoeling dat de kinderen elke avond dit boekje invullen. Ik ben een week bezig geweest om dit boekje in elkaar te zetten. Ik heb het boekje helemaal in thema gemaakt. Uiteindelijk heb ik het kampdagboekje laten zien aan mijn mede leiding.

Resultaat: Omdat ik het boekje helemaal al had uitgewerkt reageerden iedereen er heel erg positief op, ze vonden het allemaal een heel leuk idee. We gaan het uitprinten voor alle kinderen zodat ze deze kunnen invullen tijdens het kamp.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het heel goed heb gedaan. Het kampdagboekje is goed in elkaar gezet en alle leiding was er ook erg enthousiast over. De volgende keer zou ik niks anders doen want ik ben tevreden over het resultaat.

Competentie 4: Plannen en organiseren

Situatie: Voor het zomerkamp word er altijd een draaiboek gemaakt. Ook dit jaar moest er een draaiboek gemaakt worden en ik heb meegeholpen om deze te maken. Ik heb dit samen met Ilse Dingemans gedaan zij is teamleider van de groep. Het doel was om een zo duidelijk mogelijk draaiboek te maken.

Taken: Mijn taak was om samen met Ilse een draaiboek te maken met de planning van alle dagen van het zomerkamp (6 dagen). Dit moest duidelijk geformuleerd worden zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen tijdens het kamp. Er werd van mij verwacht dat er een duidelijk tijdsplanning per dag zou maken.

Acties: Ik heb eerst vergaderd met de rest van de leiding wat we per dag gingen doen. Ik heb dit allemaal opgeschreven en heb daarna alles per dag in een planning gezet. Ik ben hier ongeveer een maand mee bezig geweest omdat er ook af en toe wat veranderde in het programma. Ik heb het draaiboek uiteindelijk voorgelegd aan de rest van de leiding en die hebben feedback gegeven. Ik heb alle aanpassingen gedaan en hij is nu helemaal klaar.

Resultaat: Doordat ik bij de planning bij iedere activiteit een eindverantwoordelijke heb neergezet is het voor iedereen erg duidelijk wie wat moet doen per dag. Ik heb hier veel complimenten voor ontvangen omdat dit in de vorige jaren nog wel een onduidelijk was. Ik heb ervan geleerd dat je heel makkelijk een planning kan maken als je precies weet wat je moet inplannen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Het resultaat is erg goed uitgepakt en de planning ziet er ook erg duidelijk uit. De volgende keer zou ik wat later beginnen met de planning omdat er nu tussendoor vaak nog wat veranderd werd aan het programma.

Competentie 5: Innovativiteit

Situatie: Nadat we het thema van het zomerkamp hadden bepaald (Astrix en Oblix) moesten we heel het zomerkamp hier om heen gaan plannen. Er worden elk jaar nieuwe spellen bedacht met het thema als uitgangspunt. Ik heb samen met een van mijn mede leiding (Maarten Coomans) twee nieuwe spellen bedacht voor het zomerkamp.

Taken: Mijn taak was om twee nieuwe spellen te verzinnen met als thema Astrix en Oblix. Dit moesten spellen zijn die minstens 1 uur duurden en waar de kinderen lekker actief aan mee konden doen.

Acties: Ik heb eerst gebrainstormd samen met Maarten over wat voor soort spel we wilden gaan maken. Nadat er besloten was wat voor soort spel we gingen maken heb ik de spelregels bedacht. Nadat alle spelregels duidelijk waren geformuleerd op papier heb ik samen met Maarten spelkaartjes gemaakt in het thema Astrix en Oblix. Ik ben 3 avonden bezig geweest om het spel te maken. Ik heb uiteindelijk het spel aan de rest van de leiding uitgelegd.

Resultaat: Doordat ik alle spelregels duidelijk had opgeschreven begreep de rest van de leiding het spel gelijk. Iedereen was erg enthousiast over het spel en we hebben het gelijk verwerkt in het draaiboek. Ik vind het altijd leuk om nieuwe spellen te verzinnen voor de kinderen .Als we het gespeeld hebben met de kinderen vraag ik altijd wat ze er van vonden, en die feedback kan ik dan weer gebruiken voor het volgende spel dat ik verzin.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik ben ook erg tevreden met het resultaat, ik weet nog niet wat de kinderen ervan vinden want ze mogen het pas in juli spelen. Doordat dit niet de eerste keer was dat ik een nieuw spel heb verzonnen heb ik niet echt dingen die ik de volgende keer anders zou willen doen.

Voorbereiding MLK scouting feest Kaatsheuvel

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Scouting Martin Luther King ontleedt haar naam aan de zwarte vrijheidsstrijder uit Amerika, dominee Martin Luther King die eind jaren 60 werd vermoord. Deze man kwam op voor de rechten van de negers in Amerika en werd wereldberoemd met zijn speech "I have a dream". De groep is in 1969 opgericht en telt op dit moment meer als 200 leden verdeeld over verschillende groepen die ingedeeld zijn op leeftijd. Mijn opdracht was om met 5 andere scoutingleden een thema feest te organiseren voor de andere scouting groepen in de regio. De datum dat het feest zou plaatsvinden stond vast op 6 februari, het thema mochten we zelf bedenken en we hebben toen gekozen voor “gemaskerd feest”. Ik was samen met een ander lid van de feestcommissie eindverantwoordelijke.

Verloop opdracht:
De opdracht is erg goed verlopen we zijn ruim drie maanden voor het feest begonnen aan de voorbereidingen. We hebben als eerste het thema bepaald en hebben daar alles om heen bedacht. Om de twee weken was er een vergadering gepland waar we alles in besproken hebben, en eventuele problemen opgelost hebben.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Plannen en organiseren
2. Visie
3. Verbeeldingskracht
4. Probleemanalyse
5. Innovativiteit

Competentie 1: Plannen en organiseren

Situatie: Omdat er ruim 30 medewerkers (scouting leden) hadden die dit feest mede mogelijk gingen maken moest er een goed planning worden gemaakt. Er waren verschillende taken op het feest die zo eerlijk verdeeld moesten worden onder de medewerkers. Ik heb een planning gemaakt met alle taken en medewerkers. Dit was erg moeilijk omdat niet alle medewerkers op dezelfde tijd aanwezig waren, sommige kwamen later en andere gingen weer eerder weg.

Taken: Mijn taak was om een zo eerlijke mogelijke planning te maken voor de medewerkers. Ik moest er rekening mee houden dat iedereen zeker 2 uur vrij moest zijn.

Acties: Ik heb eerst alle medewerkers gevraagd wanneer ze aanwezig zouden zijn. Zodat ik precies wist of er mensen later kwamen of mensen eerder weggingen. Toen ik alle gegevens van de medewerkers had verzameld heb ik deze duidelijk in een Excel bestand gezet zodat het voor mij overzichtelijk was wie wanneer aanwezig was. Ik heb daarna een duidelijk tabel gemaakt met alle taken en tijden en ben toen de medewerkers gaan indelen. Ik ben hier bijna 3 uur mee bezig geweest. De definitieve planning heb ik samen met de feestcommissie besproken, en deze hebben toen nog een paar kleine aanpassingen gemaakt.

Resultaat: Doordat de planning goed en duidelijk gemaakt was wist iedereen tijdens het feest waar hij/zij moest zijn. Ik heb voordat het feest begon alle taken duidelijk uitgelegd, zodat iedereen wist wat hij/zij moest doen. Alle medewerkers vonden het een erg duidelijk planning en hebben zich er ook goed aan gehouden. Ik heb hiervan geleerd dat als er een duidelijk planning is dat alles beter kan verlopen.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik een erg duidelijk planning heb gemaakt, en ik was ook erg tevreden over het resultaat. De volgende keer zou ik het liever met twee mensen doen, want nou zie je vaak nog wel dingetjes over het hoofd.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik een erg duidelijk planning heb gemaakt, en ik was ook erg tevreden over het resultaat. De volgende keer zou ik het liever met twee mensen doen, want nou zie je vaak nog wel dingetjes over het hoofd.

Competentie 2: Visie

Situatie: Tijdens de voorbereiding van het thema feest heb ik goed moeten kijken wat er de vorige jaren allemaal al is gedaan, en wat daar eventueel goed of fout in is gegaan. Ik heb daarna een nieuw plan opgesteld met de verbeterpunten.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om een zo goed mogelijk plan te maken waarbij gekeken moest worden naar wat er de voorgaande jaren fout en goed was gegaan. Ik heb met mijn ervaring bij een ander scoutinggroep geprobeerd zoveel mogelijk nieuwe ideeën in te brengen. Dit is uiteindelijk ook goed gelukt.

Acties: Ik heb eerst in grote lijnen het feest in kaart gebracht. Ik heb eerst gekeken naar de dingen die er de jaren daarvoor goed zijn gegaan, en deze zijn ook direct in het plan verwerkt. Daarnaast heb ik gelijk nieuwe oplossingen bedacht voor de dingen die verbeterd konden worden. Een voorbeeld hiervan is dat ze in de voorgaande jaren altijd veel klachten kregen van de buurt door geluidsoverlast. We hebben dit jaar zo goed mogelijk rekening gehouden met de buurt door de ramen zo goed mogelijk te isoleren en een buurtbrief te sturen met de datum van het feest en ons telefoonnummer erop, zodat de buurtbewoners naar ons bellen en niet gelijk naar de politie. Als we een telefoontje krijgen kunnen we wat aan het geluid doen. Ook heb ik me goed moeten oriënteren op wat we gingen vragen voor de muntjes. Ik heb teruggezocht wat de andere scoutinggroepen vroegen voor hun muntjes en op basis van die prijzen hebben we onze muntprijs bepaald.

Resultaat: Door goed na te denken over de punten die verbeterd konden worden, heb ik dit jaar een beter plan neergezet. Ik heb voor alle problemen die er de voorgaande jaren waren een oplossing gezocht. De buurtbewoners reageerde erg positief op de brief die ik gemaakt had.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. De feesten die in de voorgaande jaren georganiseerd werden waren niet zo goed voorbereid als het feest van dit jaar. Ik ben daarom ook erg tevreden met het resultaat.

Competentie 3: Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereiding van het feest is er als eerste een thema bedacht voor het feest. Ik moest dit samen met 5 andere scoutingleden gaan bedenken. We hebben samen erg veel thema’s bedacht, en daaruit hebben we uiteindelijk 1 thema gekozen.

Taken: Mijn taak was om samen met de 5 andere scoutingleden een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema te bedenken. We hebben hierover veel vergaderd en geprobeerd om een verbeelding te maken van de verschillende thema’s. We hebben bij alle thema’s bedacht wat voor aankleding we konden gebruiken en hoe het thema zou overkomen bij de bezoekers. Omdat iedereen een voorkeur had voor een thema heb ik alle leden moeten overtuigen doormiddel van een beeld te schetsen van het thema dat ik graag wilde uitvoeren (gemaskerd thema)

Acties: Om een vernieuwend thema te bedenken heb ik eerst gekeken wat er de voorgaande jaren aan thema’s is gebruikt. Ik heb niet alleen naar de thema’s van onze groep gekeken maar ook naar de thema’s van andere scoutinggroepen. Daarnaast was het feest een week voor carnaval gepland dus toen ben ik op het thema “gemaskerd feest” gekomen. Ik heb alle leden van de feestcommissie weten te overtuigen dat dit thema een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema was. Dit heb ik gedaan door alle voordelen op te noemen en ik heb geprobeerd een beeld van de versiering te schetsen.

Resultaat: Doordat ik een goed beeld wist te vormen van wat ik in gedachten had, heb ik alle leden weten te overtuigen dat dit thema het beste was. Ik heb wel ook goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema’s wilden en heb ook daar aan mee gedacht. Ik heb ervan geleerd dat als je een goed beeld schetst van wat je in gedachten hebt, mensen eerder positief op het idee reageren.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema wilden, en ook geprobeerd om daar nog meer ideeën aan toe te voegen. Uiteindelijk kon ik mijn idee het beste overbrengen aan de rest van de leden en werden ze daardoor erg enthousiast over mijn thema.

Competentie 4: Probleemanalyse

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van thema feest is er een probleem ontstaan met de T-shirtjes die we besteld hadden voor alle medewerkers. We hadden in overleg met alle medewerkers shirtjes besteld voor iedereen. We hadden uitgezocht wat de prijs per shirtjes was en iedereen zou deze zelf betalen. Toen de shirtjes werden geleverd bleek de prijs echter €5,- per shirtjes duurder te zijn.

Taken: Het was mijn taak op samen met de leverancier te overleggen hoe dit probleem ontstaan is en hoe we dit konden gaan oplossen. Ik heb daarnaast alle medewerkers ingelicht over het probleem dat ontstaan was en heb ze daarbij verteld dat ik er alles aan zou gaan doen om het op te lossen. Er werd dan ook van mij verwacht dat ik het probleem zou oplossen.

Acties: Ik heb een afspraak gemaakt met de leverancier van de shirtjes. Ik heb bij hem uitgelegd wat het probleem was en gevraagd hoe dit probleem is ontstaan en hoe we dit gingen oplossen. Hij heeft toen de bestelling en factuur nagekeken in de computer en daaruit bleek dat de drukkosten niet mee waren gerekend in de offerte die wij hadden aangevraagd. We zijn er na lang praten uiteindelijk over eens geworden dat we alle shirtjes voor de prijs zouden krijgen die in de offerte stond. Ik heb dit ook gelijk op papier laten zetten zodat het vast stond dat we deze overeenkomst hadden gesloten.

Resultaat: Doordat ik een afspraak had gemaakt met de leverancier en tijdens het gesprek beleefd ben gebleven, heb ik uiteindelijk bereikt dat we de shirtjes voor de prijs hebben gekregen die in de offerte stond. Alle medewerkers van het feest waren erg blij met de uitkomst anders hadden ze allemaal €5,- meer moeten betalen. Ik heb van deze situatie geleerd dat ik voortaan ook beter naar de offerte moet kijken of alles wel goed erop staat, en dat als je altijd beleefd blijf tijdens een moeilijk gesprek dat je dan meer bereikt.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het zelf erg goed heb gedaan. Ik was een beetje angstig voor het gesprek met de leverancier omdat ik er eigenlijk vanuit ging dat hij erg moeilijk zou gaan doen, maar dit veel gelukkig alles mee. Ik ben natuurlijk ook tevreden over het resultaat omdat ik het probleem goed heb opgelost.

Competentie 5: Innovativiteit

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het feest werd er gediscussieerd over het drank gebruik van de medewerkers. In de voorgaande jaren werd er altijd geturfd door de medewerkers zelf, en de volgende dag moest iedereen zijn of haar drankjes betalen. Ieder jaar waren er ook weer woorden over het feit dat mensen zeiden dat ze niet zoveel gedronken hadden als op de turf lijst stond, en ze betaald dan ook niet alles, met als gevolg dat we erg veel verlies leden op deze post. Het doel was dus om een nieuw eerlijk systeem te bedenken zodat iedereen zijn/haar drankjes afrekenden.

Taken: Mijn taak was om een nieuw systeem te bedenken voor het drank gebruik van het personeel. Er werd van mij verwacht dat ik een eerlijk systeem zou bedenken dat ook goed zou gaan werken en waar de alle scoutingleden het mee eens waren.

Acties: Ik heb als eerste gebrainstormd over de mogelijke oplossingen van dit probleem. Ik ben uiteindelijk met twee goede ideeën gekomen. Het eerste idee was om alle medewerkers vijf gratis muntjes te geven, als deze muntjes op waren moesten ze nieuwe muntjes kopen voor dezelfde prijs als de gasten van het feest (€1,20). De tweede oplossing was om een aparte kleur muntjes in te zetten voor alleen het personeel, deze muntjes kosten dan €0,50 en moesten ze aan het begin en tijdens het feest zelf kopen. Uiteindelijk is er gekozen om de een andere kleur muntjes in te zetten voor het personeel.

Resultaat: Doordat ik dit nieuwe systeem had bedacht is er dit jaar minder verlies gemaakt op de dranken. Alle medewerkers vonden dit een erg goede oplossing, en het was ook een makkelijke oplossing om toe te passen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed nagedacht over de oplossingen en heb alle min en plus punten tegen elkaar afgewogen en heb toen een keuze gemaakt uit de twee beste oplossingen en die voorgelegd aan de rest van de groep. Ik heb duidelijk gezegd wat mij de beste oplossing leek en dat was ook de oplossing waar ze voor gekozen hebben uiteindelijk.