Voorbereiding MLK scouting feest Kaatsheuvel

Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:
Scouting Martin Luther King ontleedt haar naam aan de zwarte vrijheidsstrijder uit Amerika, dominee Martin Luther King die eind jaren 60 werd vermoord. Deze man kwam op voor de rechten van de negers in Amerika en werd wereldberoemd met zijn speech "I have a dream". De groep is in 1969 opgericht en telt op dit moment meer als 200 leden verdeeld over verschillende groepen die ingedeeld zijn op leeftijd. Mijn opdracht was om met 5 andere scoutingleden een thema feest te organiseren voor de andere scouting groepen in de regio. De datum dat het feest zou plaatsvinden stond vast op 6 februari, het thema mochten we zelf bedenken en we hebben toen gekozen voor “gemaskerd feest”. Ik was samen met een ander lid van de feestcommissie eindverantwoordelijke.

Verloop opdracht:
De opdracht is erg goed verlopen we zijn ruim drie maanden voor het feest begonnen aan de voorbereidingen. We hebben als eerste het thema bepaald en hebben daar alles om heen bedacht. Om de twee weken was er een vergadering gepland waar we alles in besproken hebben, en eventuele problemen opgelost hebben.

Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Plannen en organiseren
2. Visie
3. Verbeeldingskracht
4. Probleemanalyse
5. Innovativiteit

Competentie 1: Plannen en organiseren

Situatie: Omdat er ruim 30 medewerkers (scouting leden) hadden die dit feest mede mogelijk gingen maken moest er een goed planning worden gemaakt. Er waren verschillende taken op het feest die zo eerlijk verdeeld moesten worden onder de medewerkers. Ik heb een planning gemaakt met alle taken en medewerkers. Dit was erg moeilijk omdat niet alle medewerkers op dezelfde tijd aanwezig waren, sommige kwamen later en andere gingen weer eerder weg.

Taken: Mijn taak was om een zo eerlijke mogelijke planning te maken voor de medewerkers. Ik moest er rekening mee houden dat iedereen zeker 2 uur vrij moest zijn.

Acties: Ik heb eerst alle medewerkers gevraagd wanneer ze aanwezig zouden zijn. Zodat ik precies wist of er mensen later kwamen of mensen eerder weggingen. Toen ik alle gegevens van de medewerkers had verzameld heb ik deze duidelijk in een Excel bestand gezet zodat het voor mij overzichtelijk was wie wanneer aanwezig was. Ik heb daarna een duidelijk tabel gemaakt met alle taken en tijden en ben toen de medewerkers gaan indelen. Ik ben hier bijna 3 uur mee bezig geweest. De definitieve planning heb ik samen met de feestcommissie besproken, en deze hebben toen nog een paar kleine aanpassingen gemaakt.

Resultaat: Doordat de planning goed en duidelijk gemaakt was wist iedereen tijdens het feest waar hij/zij moest zijn. Ik heb voordat het feest begon alle taken duidelijk uitgelegd, zodat iedereen wist wat hij/zij moest doen. Alle medewerkers vonden het een erg duidelijk planning en hebben zich er ook goed aan gehouden. Ik heb hiervan geleerd dat als er een duidelijk planning is dat alles beter kan verlopen.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik een erg duidelijk planning heb gemaakt, en ik was ook erg tevreden over het resultaat. De volgende keer zou ik het liever met twee mensen doen, want nou zie je vaak nog wel dingetjes over het hoofd.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik een erg duidelijk planning heb gemaakt, en ik was ook erg tevreden over het resultaat. De volgende keer zou ik het liever met twee mensen doen, want nou zie je vaak nog wel dingetjes over het hoofd.

Competentie 2: Visie

Situatie: Tijdens de voorbereiding van het thema feest heb ik goed moeten kijken wat er de vorige jaren allemaal al is gedaan, en wat daar eventueel goed of fout in is gegaan. Ik heb daarna een nieuw plan opgesteld met de verbeterpunten.

Taken: Mijn taak ten aanzien van de competentie was om een zo goed mogelijk plan te maken waarbij gekeken moest worden naar wat er de voorgaande jaren fout en goed was gegaan. Ik heb met mijn ervaring bij een ander scoutinggroep geprobeerd zoveel mogelijk nieuwe ideeën in te brengen. Dit is uiteindelijk ook goed gelukt.

Acties: Ik heb eerst in grote lijnen het feest in kaart gebracht. Ik heb eerst gekeken naar de dingen die er de jaren daarvoor goed zijn gegaan, en deze zijn ook direct in het plan verwerkt. Daarnaast heb ik gelijk nieuwe oplossingen bedacht voor de dingen die verbeterd konden worden. Een voorbeeld hiervan is dat ze in de voorgaande jaren altijd veel klachten kregen van de buurt door geluidsoverlast. We hebben dit jaar zo goed mogelijk rekening gehouden met de buurt door de ramen zo goed mogelijk te isoleren en een buurtbrief te sturen met de datum van het feest en ons telefoonnummer erop, zodat de buurtbewoners naar ons bellen en niet gelijk naar de politie. Als we een telefoontje krijgen kunnen we wat aan het geluid doen. Ook heb ik me goed moeten oriënteren op wat we gingen vragen voor de muntjes. Ik heb teruggezocht wat de andere scoutinggroepen vroegen voor hun muntjes en op basis van die prijzen hebben we onze muntprijs bepaald.

Resultaat: Door goed na te denken over de punten die verbeterd konden worden, heb ik dit jaar een beter plan neergezet. Ik heb voor alle problemen die er de voorgaande jaren waren een oplossing gezocht. De buurtbewoners reageerde erg positief op de brief die ik gemaakt had.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed gedaan heb. De feesten die in de voorgaande jaren georganiseerd werden waren niet zo goed voorbereid als het feest van dit jaar. Ik ben daarom ook erg tevreden met het resultaat.

Competentie 3: Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens de voorbereiding van het feest is er als eerste een thema bedacht voor het feest. Ik moest dit samen met 5 andere scoutingleden gaan bedenken. We hebben samen erg veel thema’s bedacht, en daaruit hebben we uiteindelijk 1 thema gekozen.

Taken: Mijn taak was om samen met de 5 andere scoutingleden een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema te bedenken. We hebben hierover veel vergaderd en geprobeerd om een verbeelding te maken van de verschillende thema’s. We hebben bij alle thema’s bedacht wat voor aankleding we konden gebruiken en hoe het thema zou overkomen bij de bezoekers. Omdat iedereen een voorkeur had voor een thema heb ik alle leden moeten overtuigen doormiddel van een beeld te schetsen van het thema dat ik graag wilde uitvoeren (gemaskerd thema)

Acties: Om een vernieuwend thema te bedenken heb ik eerst gekeken wat er de voorgaande jaren aan thema’s is gebruikt. Ik heb niet alleen naar de thema’s van onze groep gekeken maar ook naar de thema’s van andere scoutinggroepen. Daarnaast was het feest een week voor carnaval gepland dus toen ben ik op het thema “gemaskerd feest” gekomen. Ik heb alle leden van de feestcommissie weten te overtuigen dat dit thema een nieuw, verassend en makkelijk uitvoerbaar thema was. Dit heb ik gedaan door alle voordelen op te noemen en ik heb geprobeerd een beeld van de versiering te schetsen.

Resultaat: Doordat ik een goed beeld wist te vormen van wat ik in gedachten had, heb ik alle leden weten te overtuigen dat dit thema het beste was. Ik heb wel ook goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema’s wilden en heb ook daar aan mee gedacht. Ik heb ervan geleerd dat als je een goed beeld schetst van wat je in gedachten hebt, mensen eerder positief op het idee reageren.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed geluisterd naar wat de andere leden voor thema wilden, en ook geprobeerd om daar nog meer ideeën aan toe te voegen. Uiteindelijk kon ik mijn idee het beste overbrengen aan de rest van de leden en werden ze daardoor erg enthousiast over mijn thema.

Competentie 4: Probleemanalyse

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van thema feest is er een probleem ontstaan met de T-shirtjes die we besteld hadden voor alle medewerkers. We hadden in overleg met alle medewerkers shirtjes besteld voor iedereen. We hadden uitgezocht wat de prijs per shirtjes was en iedereen zou deze zelf betalen. Toen de shirtjes werden geleverd bleek de prijs echter €5,- per shirtjes duurder te zijn.

Taken: Het was mijn taak op samen met de leverancier te overleggen hoe dit probleem ontstaan is en hoe we dit konden gaan oplossen. Ik heb daarnaast alle medewerkers ingelicht over het probleem dat ontstaan was en heb ze daarbij verteld dat ik er alles aan zou gaan doen om het op te lossen. Er werd dan ook van mij verwacht dat ik het probleem zou oplossen.

Acties: Ik heb een afspraak gemaakt met de leverancier van de shirtjes. Ik heb bij hem uitgelegd wat het probleem was en gevraagd hoe dit probleem is ontstaan en hoe we dit gingen oplossen. Hij heeft toen de bestelling en factuur nagekeken in de computer en daaruit bleek dat de drukkosten niet mee waren gerekend in de offerte die wij hadden aangevraagd. We zijn er na lang praten uiteindelijk over eens geworden dat we alle shirtjes voor de prijs zouden krijgen die in de offerte stond. Ik heb dit ook gelijk op papier laten zetten zodat het vast stond dat we deze overeenkomst hadden gesloten.

Resultaat: Doordat ik een afspraak had gemaakt met de leverancier en tijdens het gesprek beleefd ben gebleven, heb ik uiteindelijk bereikt dat we de shirtjes voor de prijs hebben gekregen die in de offerte stond. Alle medewerkers van het feest waren erg blij met de uitkomst anders hadden ze allemaal €5,- meer moeten betalen. Ik heb van deze situatie geleerd dat ik voortaan ook beter naar de offerte moet kijken of alles wel goed erop staat, en dat als je altijd beleefd blijf tijdens een moeilijk gesprek dat je dan meer bereikt.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het zelf erg goed heb gedaan. Ik was een beetje angstig voor het gesprek met de leverancier omdat ik er eigenlijk vanuit ging dat hij erg moeilijk zou gaan doen, maar dit veel gelukkig alles mee. Ik ben natuurlijk ook tevreden over het resultaat omdat ik het probleem goed heb opgelost.

Competentie 5: Innovativiteit

Situatie: Tijdens de voorbereidingen van het feest werd er gediscussieerd over het drank gebruik van de medewerkers. In de voorgaande jaren werd er altijd geturfd door de medewerkers zelf, en de volgende dag moest iedereen zijn of haar drankjes betalen. Ieder jaar waren er ook weer woorden over het feit dat mensen zeiden dat ze niet zoveel gedronken hadden als op de turf lijst stond, en ze betaald dan ook niet alles, met als gevolg dat we erg veel verlies leden op deze post. Het doel was dus om een nieuw eerlijk systeem te bedenken zodat iedereen zijn/haar drankjes afrekenden.

Taken: Mijn taak was om een nieuw systeem te bedenken voor het drank gebruik van het personeel. Er werd van mij verwacht dat ik een eerlijk systeem zou bedenken dat ook goed zou gaan werken en waar de alle scoutingleden het mee eens waren.

Acties: Ik heb als eerste gebrainstormd over de mogelijke oplossingen van dit probleem. Ik ben uiteindelijk met twee goede ideeën gekomen. Het eerste idee was om alle medewerkers vijf gratis muntjes te geven, als deze muntjes op waren moesten ze nieuwe muntjes kopen voor dezelfde prijs als de gasten van het feest (€1,20). De tweede oplossing was om een aparte kleur muntjes in te zetten voor alleen het personeel, deze muntjes kosten dan €0,50 en moesten ze aan het begin en tijdens het feest zelf kopen. Uiteindelijk is er gekozen om de een andere kleur muntjes in te zetten voor het personeel.

Resultaat: Doordat ik dit nieuwe systeem had bedacht is er dit jaar minder verlies gemaakt op de dranken. Alle medewerkers vonden dit een erg goede oplossing, en het was ook een makkelijke oplossing om toe te passen.

Terugkoppeling: Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb goed nagedacht over de oplossingen en heb alle min en plus punten tegen elkaar afgewogen en heb toen een keuze gemaakt uit de twee beste oplossingen en die voorgelegd aan de rest van de groep. Ik heb duidelijk gezegd wat mij de beste oplossing leek en dat was ook de oplossing waar ze voor gekozen hebben uiteindelijk.