Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:Mijn opdracht was om tijdens de Margriet Winterfair mensen in te schrijven voor de workshops die op deze beurs werden gegeven. Er was een aparte stand voor het inschrijven neergezet waar alle bezoekers zich konden inschrijven voor een van de workshops. De workshops waren in verschillende categorieën onderverdeeld: Beauty en welness plaza, Margriet Decoratie plein, Margriet chalets en het styling paviljoen. Elke categorie had verschillende workshop waar de bezoekers zich voor konden inschrijven. Mijn taak was de bezoekers in te schrijven voor deze workshops.
Verloop opdracht:
Aangezien er maar een bepaald aantal plaatsen per workshop waren, is er behoorlijk geklaagd door de bezoekers over de manier van inschrijven. Veel mensen hebben een hele tijd staan wachten in de rij om vervolgens te horen te krijgen dat de workshop waar voor ze zich wilden inschrijven vol zat. Dit was voor mij en voor de mensen waar ik mee samenwerkten natuurlijk een behoorlijke uitdaging om deze mensen te kalmeren en daar waar mogelijk een oplossing te vinden.
Ontwikkelde competenties:
De volgende competenties heb ik hierbij ontwikkeld:
1. Stressbestendigheid
2. Samenwerken
Competentie 1: Stressbestendigheid
Situatie: Ik heb mensen ingeschreven voor de workshops op de Margriet Winterfair. Ik moest hiervoor erg stressbestendig zijn omdat heel veel bezoekers zich allemaal tegelijkertijd wilden laten inschrijven en omdat er veel mensen geïrriteerd waren door het feit dat ze zich voor bepaalde workshops niet meer konden inschrijven omdat ze vol zaten.
Taken: Tijdens het inschrijven had ik een lijst met daarop alle workshops voor een categorie. Op deze lijst stond duidelijk aangegeven hoeveel mensen zich konden inschrijven per workshop, deze lijst moest ik goed invullen zodat ik kon zien wanneer een workshop vol zat. De bezoekers konden zich inschrijven en kregen dan een geschreven kaartje waarop de tijd van de workshop stond en wat voor workshop het was. Ik moest hierbij erg stressbestendig zijn omdat er heel veel mensen tegelijkertijd zich wilden inschrijven en het moest ook zo snel mogelijk.
Acties: Ik heb voordat de beurs openging alle kaartjes voorgeschreven die ik aan de bezoekers moest meegegeven. Dan hoefde ik dit niet tijdens het inschrijven te doen en ging het een stuk sneller. Ik ben in totaal van 09.30 uur tot 16.30 uur bezig geweest met de inschrijvingen. Uiteindelijk waren niet alle workshops volgeboekt maar er werden geen workshop meer gegeven na 16.30. we hebben toen alle papieren opgeruimd en zijn naar huis gegaan.
Resultaat: Doordat ik rustig bleef tijdens het inschrijven van de workshops verliep alles gelijk goed. Er waren behoorlijk wat bezoekers die niet tevreden waren, maar door ze rustig uit te leggen wat de situatie is begrepen de meesten bezoekers het wel.
Terugkoppeling: Ik vond dat ik deze taak goed heb uitgevoerd, ik ben rustig gebleven tijdens het werk en de klachten van de klanten. Ik denk niet dat ik het de volgende keer anders zou aanpakken als dat ik nu heb gedaan.
Competentie 2: Samenwerken
Situatie: Ik heb mensen ingeschreven voor de workshops op de Margriet Winterfair. We moesten hiervoor goed samenwerken zodat alles goed en snel verliep tijdens de inschrijvingen. We moesten goed communiceren met elkaar en als mensen zich voor een workshop wilden inschrijven die vol was hebben we onderling overlegd waar er nog wel plaats was.
Taken: Tijdens het inschrijven had ik een lijst met daarop alle workshops voor een categorie. Op deze lijst stond duidelijk aangegeven hoeveel mensen zich konden inschrijven per workshop, deze lijst moest ik goed invullen zodat ik kon zien wanneer een workshop vol zat. De bezoekers konden zich inschrijven en kregen dan een geschreven kaartje waarop de tijd van de workshop stond en wat voor workshop het was. We moesten allemaal goed samenwerken omdat sommige mensen in de verkeerde rij waren gaan staan. Met goed overleg konden we de bezoeker dan altijd bij de goede workshop inschrijven.
Actie: Ik heb voordat de beurs openging goed overlegd met alle studenten die ook bij het inschrijven waren ingedeeld. We hebben goed afspraken gemaakt over de pauzes en over hoe we zouden omgaan met vervelende of geïrriteerde bezoekers. Ook hebben we afgesproken dat als mensen in de verkeerde rij stonden we deze mensen ook zo goed mogelijk zouden helpen bij het inschrijven.
Resultaat: Doordat we van te voren overlegd hadden en duidelijk afspraken hadden gemaakt over bepaalde dingen verliep alles heel soepel. Tijdens het inschrijven communiceerden we goed met elkaar en daardoor hebben we veel bezoekers tevreden weg zien gaan. Ik heb ervan geleerd dat als je goed communiceert met je collega’s dit een prettige werksfeer geeft.
Terugkoppeling: Ik vind dat ik goed heb samengewerkt met alle betrokkenen. En ben daarom ook erg tevreden met het resultaat. Als er de volgende keer een vergelijkbare situatie zich voordoet zou ik weer proberen om met alle betrokkenen goed afspraken te maken.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten